Resposta rápida: Qual a melhor hora para mandar confirmação de consulta pelo WhatsApp? Na véspera, à tarde, num horário fixo do seu dia. Dá tempo de o paciente remarcar e de você encaixar outra pessoa no horário.
Sete e meia da manhã, horário das 8h vazio
Você chegou cedo, ligou o aparelho, separou a faixa elástica. O paciente das 8h não vem. Às 8h20 chega a mensagem: "Nossa, esqueci completamente, desculpa".
Ninguém faz isso por mal. Esquece. E uma mensagem na véspera teria resolvido, ou pelo menos liberado o horário para outra pessoa.
O tema maior, de por que o paciente falta e como mantê-lo no tratamento, está em fidelização de pacientes na fisioterapia. Este texto é mais estreito: a rotina diária de confirmar.
Quando mandar
Na véspera, à tarde. É o que eu defendo. De manhã cedo do mesmo dia é tarde para encaixar alguém; com dois dias de antecedência, o paciente esquece de novo.
O segredo é ter um horário fixo para isso. Fim do último atendimento da tarde, dez minutos, todas as confirmações de amanhã. Se fica "quando der", não acontece na semana corrida.
Para quem atende de manhã cedo, segunda-feira, vale mandar no domingo à tarde ou na sexta. Teste e veja o que seus pacientes respondem melhor.
A mensagem: curta, com data e hora por extenso
"Oi, Carla! Lembrando da sua sessão amanhã, quinta, às 8h. Pode confirmar por aqui? Se precisar remarcar, me avisa que eu vejo outro horário."
Dia da semana junto com o horário evita confusão. Abrir a porta para remarcar parece contraditório, mas é o que faz o paciente avisar em vez de sumir. Quem não tem saída costuma não responder.
O que evitar: textos longos, regras de cancelamento a cada mensagem, tom de cobrança. A regra de falta se combina uma vez, no início, não toda semana.
E quem não responde?
Sempre tem. Minha sugestão: uma segunda tentativa curta no começo da manhã ("Te espero às 8h, tudo certo?"). Se ainda assim nada, considere a ligação para quem tem histórico de falta. Para o paciente pontual de anos, o silêncio geralmente quer dizer "vou".
Anote quem falta sem avisar. Duas ou três vezes, é hora de conversar sobre horário, e não de mandar mais mensagens.
O que o Fisioly faz aqui, e o que não faz
Vou ser direto, porque muita gente procura "lembrete automático" e se decepciona: o Fisioly não manda WhatsApp nem SMS sozinho. Nenhuma mensagem sai sem você tocar no botão.
O que ele faz: na consulta, abre a mensagem de lembrete já escrita no seu WhatsApp, com nome, dia e horário. Você revisa e envia. E cada paciente tem um link próprio, sem conta e sem senha, onde ele vê as próximas sessões e toca em Confirmar presença. Quando ele confirma por ali, a consulta ganha o selo "Confirmado pelo link" na sua agenda, e só o paciente consegue marcar isso.
Na prática, a rotina fica assim: você manda a mensagem com o link, e no fim do dia olha a agenda de amanhã para ver quem confirmou e quem ainda está em silêncio. É manual. Leva uns minutos. Funciona.
Se você ainda marca tudo em caderno ou planilha, o primeiro passo é outro: sair da planilha e organizar a agenda.
Um cuidado com o WhatsApp
Mensagem de confirmação não precisa de diagnóstico. "Sua sessão amanhã às 8h" basta. Evite escrever o problema de saúde, o resultado de exame ou o nome do procedimento, principalmente se o celular é da família. Dado de saúde é dado sensível pela LGPD.
Mensagem pronta e confirmação por link
Você envia pelo seu WhatsApp; o paciente confirma pelo link e a agenda mostra quem confirmou. Os 7 primeiros dias rodam sem limite.
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Qual a melhor hora para mandar confirmação de consulta pelo WhatsApp?
Na véspera, à tarde, num horário fixo do seu dia. Dá tempo de o paciente remarcar e de você encaixar outra pessoa no horário.
O Fisioly envia lembrete automático por WhatsApp?
Não. O sistema abre a mensagem pronta no seu WhatsApp e quem envia é você. Não há envio automático por WhatsApp nem por SMS.
Como o paciente confirma a consulta no Fisioly?
Pelo link do paciente, que abre no celular sem conta e sem senha. Ao tocar em Confirmar presença, a consulta aparece na sua agenda com o selo Confirmado pelo link.
O que escrever na mensagem de confirmação?
Nome, dia da semana, data e horário, um pedido de confirmação e a porta aberta para remarcar. Nada sobre diagnóstico ou tratamento.
O que fazer com o paciente que nunca responde?
Uma segunda mensagem curta no dia e, para quem tem histórico de faltas, uma ligação. Se as faltas se repetem, converse sobre o horário em vez de insistir nas mensagens.
Fontes e referências
- Lei nº 13.709/2018: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)Dado referente à saúde é dado pessoal sensível (art. 5º, II).