Resposta rápida: Posso jogar fora os prontuários em papel depois de migrar? Não automaticamente. A Resolução COFFITO 414/2012 pede guarda de no mínimo cinco anos após o último registro, e a Lei 13.787/2018 prevê 20 anos para eliminar e exige certificado ICP-Brasil para digitalizar com validade.
Dá para migrar sem parar o consultório
Ninguém fecha a agenda por uma semana para digitar anos de ficha. O que funciona é migrar em camadas: primeiro os pacientes que você atende hoje, depois o que for sendo necessário. O histórico antigo não precisa entrar de uma vez, e em boa parte dos casos nem deve.
O que a importação do Fisioly traz
O Fisioly tem um assistente de importação de pacientes em três passos: baixar o modelo, analisar o arquivo (com prévia, sem gravar nada) e confirmar.
- Formatos: CSV, TXT, XLSX e XLS. O modelo para baixar vem em xlsx ou csv, com duas linhas de exemplo.
- Colunas aceitas: nome completo (a única obrigatória), telefone/WhatsApp, e-mail, CPF, data de nascimento, sexo, estado civil, profissão, endereço, convênio e carteirinha, queixa principal ou diagnóstico, histórico e observações, medicamentos em uso e valor da sessão.
- Reconhecimento automático: o sistema identifica colunas por sinônimos (celular, WhatsApp e fone, por exemplo), o separador, a codificação e o formato de data. Você pode corrigir o mapeamento e editar linhas na prévia.
- Duplicados: considerados quando coincidem CPF, e-mail ou nome com data de nascimento, tanto contra a base existente quanto dentro do arquivo. Eles são ignorados.
- Erros: a linha com problema é apontada pelo número, e as demais entram.
Os limites que você precisa saber antes de começar
- Arquivo de até 2 MB e até 100 linhas por arquivo. Quem tem uma base maior divide em partes.
- Até 1.000 pacientes importados por clínica por dia.
- A importação traz o cadastro. Agenda, consultas, evoluções, avaliações, anexos, lançamentos financeiros e pacotes não vêm junto.
- O valor da sessão entra no cadastro do paciente, mas não gera cobrança nem pacote. Isso você cria depois.
E o limite do plano? A importação nunca é recusada por limite. No Plano Free, o que passa dos 2 pacientes entra bloqueado, visível em somente leitura, e destrava sozinho conforme abre vaga (upgrade ou exclusão), do mais antigo para o mais novo.
Um plano de migração em quatro etapas
- Limpe a planilha antes. Padronize telefones, tire duplicados e deixe uma linha por paciente. Apague quem você não atende mais, mas guarde essa cópia (veja abaixo).
- Importe só os pacientes ativos. Teste com 10 linhas primeiro, confira a prévia e então envie o restante.
- Reconstrua o necessário. Para quem está em tratamento, crie a avaliação atual e, se for o caso, o pacote ou o preço da sessão.
- Use o sistema para tudo que é novo. A partir daqui, toda sessão e toda evolução nascem no sistema. O passado fica onde está, guardado.
Depois de importar: o que conferir
- O total de pacientes no sistema bate com as linhas válidas da planilha?
- Os telefones ficaram com o formato certo (DDD e número)? É por eles que a mensagem de lembrete abre o WhatsApp.
- Os convênios e as carteirinhas entraram nos pacientes certos?
- Alguém ficou de fora por duplicidade? Se o mesmo CPF aparece duas vezes, o sistema manteve só um.
- No Plano Free, quem ficou bloqueado por limite é quem você esperava?
E os prontuários antigos em papel?
Importar o cadastro não significa descartar o papel. A Resolução COFFITO 414/2012 fixa a guarda do prontuário em no mínimo cinco anos a contar do último registro, e o descarte deve garantir o sigilo. A Lei 13.787/2018 prevê vinte anos para eliminação e exige certificado digital ICP-Brasil para digitalizar documentos de papel com a integridade e autenticidade garantidas.
Em resumo: o que está em papel pode ficar em papel, guardado com sigilo, pelo prazo que você adotar. Digitalizar para descartar o original é um processo próprio, com requisitos, e o Fisioly não é uma ferramenta de digitalização certificada. Para entender a diferença entre os prazos, leia COFFITO 414, Lei 13.787 e LGPD.
Um cuidado com a própria planilha
Planilha com nome, telefone, CPF e queixa de pacientes é dado pessoal, e parte dele é dado de saúde. Não a mande por WhatsApp nem e-mail pessoal, não deixe numa pasta compartilhada aberta e apague as cópias soltas depois de importar. Depois da migração, guarde uma única cópia protegida, que é o seu registro do que existia.
Importe uma planilha de teste
Baixe o modelo, preencha 10 linhas e veja a prévia da importação. Nada é gravado até você confirmar.
Testar grátis por 7 dias → ✓ Sem cartão de crédito · ✓ Plano Free para sempre · ✓ Cancele quando quiserPerguntas frequentes
Dá para importar pacientes de uma planilha para o Fisioly?
Dá. O assistente aceita CSV, TXT, XLSX e XLS, reconhece as colunas por sinônimos, mostra uma prévia antes de gravar e ignora duplicados (mesmo CPF, e-mail ou nome com data de nascimento). O limite é de 100 linhas por arquivo.
A importação traz o histórico de atendimentos e as evoluções?
Não. Ela traz o cadastro dos pacientes. Agenda, evoluções, avaliações, anexos, lançamentos financeiros e pacotes não são importados.
Posso jogar fora os prontuários em papel depois de migrar?
Não automaticamente. A Resolução COFFITO 414/2012 pede guarda de no mínimo cinco anos após o último registro, e a Lei 13.787/2018 prevê 20 anos para eliminar e exige certificado ICP-Brasil para digitalizar com validade. O Fisioly não é uma solução de digitalização certificada.
O que acontece se eu importar mais pacientes do que o Plano Free permite?
A importação não é recusada. O que excede o limite entra bloqueado, em somente leitura, e destrava sozinho quando abre vaga por upgrade ou exclusão.
Fontes e referências
- Resolução COFFITO nº 414/2012: registro em prontuário, guarda e descarteArt. 6º: guarda mínima de cinco anos, descarte com sigilo e cópia digitalizada.
- Lei nº 13.787/2018: digitalização e sistemas informatizados para prontuárioCertificado ICP-Brasil na digitalização e prazo mínimo de 20 anos.
- Lei nº 13.709/2018 (LGPD), texto compiladoArt. 11: dado de saúde como dado pessoal sensível.