Prontuário em clínica de fisioterapia: quem vê o quê, quem registra e quem responde pela guarda

O que muda quando o prontuário passa a ser da clínica

Num consultório individual, quem escreve é quem lê. Numa clínica, o prontuário atravessa várias mãos: o fisioterapeuta que atende, a recepção que cadastra, o dono que olha o financeiro, o colega que cobre uma falta.

A Resolução COFFITO 414/2012 é clara sobre um ponto que pesa no dono: a guarda do prontuário é responsabilidade do fisioterapeuta ou da instituição. Na prática, é a clínica quem responde por manter o documento guardado, com sigilo e privacidade, por no mínimo cinco anos a contar do último registro.

Quem deve ver o quê

O prontuário é dado de saúde, dado pessoal sensível pela LGPD. O princípio é simples: cada pessoa acessa o que precisa para fazer o seu trabalho, e só isso.

O que o Fisioly faz com acesso e permissão

• O acesso é por login, com permissões por perfil dentro da clínica.
• Cada funcionário pode ter, ou não, a permissão de ver o prontuário e a de ver o financeiro, e as duas são independentes.
• Quem não tem a permissão de prontuário fica bloqueado nessa parte do sistema.
• O fisioterapeuta enxerga os pacientes pelos quais é responsável. Um paciente pode ter mais de um responsável.
• Funcionário não cria usuários: só o dono da clínica gerencia a equipe.

Quem alterou o quê: o histórico de alterações

Quando algo muda num prontuário, a clínica precisa saber quem mudou. O Fisioly mantém um histórico de alterações que guarda o usuário, a data, os valores antigos e novos, o IP e o aparelho, para quatro tipos de registro: cadastro do paciente, avaliação, lançamento financeiro e regra de repasse.

Quando um profissional sai da clínica

1. Remova ou desative o acesso no mesmo dia.
2. Reatribua os pacientes sob responsabilidade dele a outro fisioterapeuta.
3. Confira se há evoluções em aberto (sem registro) das últimas sessões.
4. Lembre que a conta de um funcionário não leva os pacientes embora: pacientes, agendamentos e lançamentos continuam com o dono da clínica.

Um cenário: clínica com quatro profissionais e uma recepção

Uma clínica com três fisioterapeutas, um pilates e uma recepcionista. O arranjo razoável tem poucas regras:

1. Cada fisioterapeuta com login próprio e permissão de prontuário, vendo apenas os pacientes que atende.
2. A recepção com acesso a cadastro e agenda, sem prontuário e sem financeiro.
3. Só o dono com acesso ao financeiro e à gestão de equipe.
4. Uma revisão mensal curta: quem tem acesso, quem saiu, quem mudou de função.

Nenhuma dessas regras exige tecnologia sofisticada. Exige que alguém as defina e as mantenha. O sistema deixa configurar, mas a disciplina é da clínica.

Cópia e guarda do prontuário

Para entregar uma cópia, o Fisioly gera um pacote em ZIP com PDFs da avaliação e do histórico de evoluções, por período. A conta inteira pode ser exportada em JSON (cadastro, pacientes, agendamentos, avaliações, financeiro), mas esse arquivo não inclui as imagens e os documentos anexados.

O prazo de guarda é decisão da clínica. O COFFITO 414 fala em no mínimo cinco anos após o último registro, e a Lei 13.787/2018 prevê 20 anos para a eliminação. Veja a comparação em COFFITO 414, Lei 13.787 e LGPD.

O que o sistema não resolve por você

• Assinatura digital com certificado e termo de consentimento do paciente: não existem no Fisioly.
• Política de acesso: o sistema oferece as permissões, mas quem decide o que cada pessoa vê é a clínica.
• Treinamento da equipe e regra sobre compartilhar prontuário por mensagem: isso é processo, não tela.

Para a clínica com mais de uma pessoa atendendo, os planos Clínica começam em R$ 179,90 por mês (até 3 profissionais), com pacientes ilimitados.

Perguntas frequentes

Quem é responsável pela guarda do prontuário na clínica de fisioterapia?

A Resolução COFFITO 414/2012 atribui a guarda ao fisioterapeuta ou à instituição, com prazo mínimo de cinco anos a contar do último registro. Na clínica, a responsabilidade prática fica com ela.

A recepção pode ver o prontuário dos pacientes?

No Fisioly isso é uma escolha da clínica. A permissão de ver o prontuário é separada por funcionário, e quem não a tem fica bloqueado na parte clínica. O razoável é que a recepção veja cadastro e agenda, sem o conteúdo clínico.

Como saber quem alterou um registro do paciente?

O histórico de alterações do Fisioly registra usuário, data, valores antigos e novos, IP e aparelho para cadastro do paciente, avaliação, lançamento financeiro e regra de repasse. A agenda não entra nesse histórico.

O que acontece com os pacientes quando um fisioterapeuta deixa a clínica?

Os pacientes, agendamentos e lançamentos pertencem ao dono da clínica, não à conta do funcionário. O ideal é remover o acesso no mesmo dia e reatribuir os pacientes sob responsabilidade dele.

Fontes e referências

1. Resolução COFFITO nº 414/2012: registro em prontuário pelo fisioterapeutaArt. 6º: sigilo, guarda mínima de cinco anos e responsabilidade do fisioterapeuta ou da instituição.
2. Lei nº 13.709/2018 (LGPD), texto compiladoArt. 11: dado de saúde como dado pessoal sensível e hipótese de tratamento para tutela da saúde.
3. Lei nº 13.787/2018: digitalização e sistemas informatizados para prontuárioPrazo mínimo de 20 anos para eliminação do prontuário.
4. ANPD: Resolução CD/ANPD nº 2/2022, agentes de tratamento de pequeno porteRegime simplificado para pequenos agentes e exclusões por alto risco.